لماذا تمت ترقية 73% من الفرق بين عشية وضحاها؟

ظللت أسمع نفس الشكوى من الفرق: عدد كبير جدًا من علامات التبويب، وعدد كبير جدًا من عمليات التسليم، وعدد كبير جدًا من الأخطاء الصغيرة التي استمرت في النمو إلى تأخيرات أكبر. كان هذا هو السبب الحقيقي وراء بدء الناس في التحول. عندما يشعر الفريق بالتعثر، فهذه ليست دائمًا مشكلة مهارة. كثيرا ما أرى مشكلة في العملية. يتم دفن الرسائل. يتم تفويت المهام. يسأل الناس نفس السؤال مرتين. يتحرك العمل، ثم يتوقف، ثم يضيع مرة أخرى. لقد رأيت هذا يحدث في وكالة تصميم صغيرة، وفريق دعم، وحتى مجموعة مبيعات تبدو منظمة على الورق ولكنها تشعر بالفوضى كل يوم. ما تغير بالنسبة لهم كان بسيطا. لقد أرادوا مكانًا واحدًا يسهل رؤية العمل فيه. لقد أرادوا خطوات أقل بين المهمة والنتيجة. لقد أرادوا نظامًا لا يجعل الناس يفكرون مرتين قبل التصرف. أعتقد أن هذا هو السبب وراء تبديل الفرق بسرعة عندما تجد فريقًا أفضل. ليس لأنهم يستمتعون بالتغيير، ولكن لأنهم تعبوا من الاحتكاك. عندما أنظر إلى الفرق التي تحركت بسرعة، ألاحظ بعض الأنماط المشتركة. لقد كانوا يقضون الكثير من الوقت في التنسيق. لقد كانوا يفقدون السياق بين الاجتماعات. لقد كانوا يحاولون إدارة النمو باستخدام أدوات لا تعمل إلا على نطاق صغير. رأيت أحد فرق التسويق لديه ستة أماكن منفصلة للعمل اليومي. الدردشة للحصول على التحديثات. أوراق للتتبع. البريد الإلكتروني للحصول على الموافقات. مساحة Drive مشتركة للملفات. تقويم للمواعيد النهائية. دفتر ملاحظات للملاحظات العشوائية. لم ينقطع عملهم لأن الفريق كان يفتقر إلى الجهد. لقد تم كسره لأن العملية طلبت الكثير من الجميع. بعد أن تحولوا، أول شيء قالوه لم يكن "هذا خيالي". قالوا: "أخيرًا أستطيع أن أرى ما يجب أن أفعله". هذا الخط يقول لي الكثير. لا يريد الناس دائمًا المزيد من الميزات. إنهم يريدون قدرًا أقل من الارتباك. لا يريد الناس دائمًا نظامًا أكبر. إنهم يريدون يومًا أكثر سلاسة. إذا كان علي أن أشرح التبديل في خطوات بسيطة، فسأضع الأمر على هذا النحو: أبدأ بالنظر إلى الأماكن التي يتعطل فيها العمل. أتحقق من المهام المتكررة. أجد النقاط التي ينتظر فيها الناس الإجابات. أقوم بإزالة الخطوات الإضافية التي لا تضيف قيمة. أحافظ على سير العمل سهلاً بدرجة كافية حتى يستخدمه الفريق بالفعل. وهذا هو سبب أهمية التبني السريع. يمكن أن تبدو الأداة جيدة في العرض التوضيحي ولكنها لا تزال تفشل في الاستخدام الحقيقي. لقد رأيت ذلك يحدث أكثر من مرة. الاختبار الحقيقي بسيط: هل يستمر الفريق في استخدامه بعد أن تتلاشى الإثارة؟ يجب أن يساعد النظام الأفضل الأشخاص على التصرف بشكل أسرع، والحفاظ على التوافق، وتجنب الأخطاء الصغيرة التي تهدر الطاقة. يجب أن تشعر بالطبيعية. لا ينبغي أن يطلب التدريب المستمر. لا ينبغي أن يحول كل تحديث إلى مشروع. أعتقد أيضًا أن الصدق مهم هنا. لا توجد أداة تعمل على إصلاح الرسالة الضعيفة. لا توجد منصة تحل هذه العادة السيئة بمفردها. إذا لم يتحقق الفريق مطلقًا من التحديثات، أو لم يوثق القرارات مطلقًا، أو لم يحدد الملكية مطلقًا، فستعود المشكلات إلى مكان آخر. يعمل المحول بشكل أفضل عندما تكون العملية جاهزة له. ولهذا السبب فإن الفرق التي تتغير بين عشية وضحاها لا تسعى عادة إلى مطاردة الاتجاهات السائدة. إنهم يحمون التركيز. إنهم يريدون أن يقضي موظفوهم وقتًا أقل في متابعة التفاصيل ووقتًا أطول في القيام بالعمل المهم. إذا كنت ترى نفس الألم في فريقك، فسأنظر إلى سير العمل قبل أن أنظر إلى الأشخاص. في أغلب الأحيان، الفريق ليس هو المشكلة. المسار الذي أجبروا على استخدامه هو. وأعتقد أن هذا هو ما يكمن وراء الرقم: تتغير الفرق بسرعة عندما تبدو الطريقة الجديدة أبسط وأكثر وضوحًا وأسهل للثقة.

لقد رأيت هذه المشكلة عدة مرات. يعمل الفريق بجد، لكن اليوم لا يزال يشعر بالفوضى. تتراكم الرسائل. الملفات تجلس في مجلدات مختلفة. شخص واحد يعرف الخطة، وشخص آخر يخمنها. بحلول نهاية اليوم، يكون الناس مشغولين، لكن التقدم يبدو بطيئًا. ولهذا السبب تعجبني الفكرة وراء ترقية الفرق الذكية في ليلة واحدة. لا أقصد السحر. أعني إعادة ضبط حادة. يمكن للفريق أن يتغير كثيرًا عندما يمنع تكرار الأخطاء الصغيرة. لقد شاهدت ذات مرة فريق مبيعات مكونًا من سبعة أشخاص يمرون بهذا الأمر. ولم يكن عملهم سيئا. كانت مشكلتهم بسيطة: كل عميل يعيش في مكان مختلف. احتفظ شخص واحد بالملاحظات في البريد الإلكتروني. واحد يستخدم رسائل الدردشة. كتب أحدهم متابعات على الورق. عندما يطلب أحد العملاء تحديثًا، يحتاج الفريق إلى وقت إضافي للعثور على الرسالة الأخيرة فقط. في صباح اليوم التالي، بدا الفريق مختلفًا. ولم يوظفوا المزيد من الناس. لم يغيروا العمل بأكمله. قاموا بتنظيف العملية. سأفعل ذلك بهذه الطريقة. إنشاء مكان مشترك واحد لكل مهمة. إذا كانت المهمة موجودة في بريد وارد واحد، وجدول بيانات واحد، وسلسلة محادثات واحدة، يبدأ الارتباك على الفور. أفضّل قائمة واحدة توضح من يملك المهمة، وما هي الخطوة التالية، ومتى يجب التحرك. استخدم أسماء المهام القصيرة. لا أكتب "متابعة مع العميل حول مناقشة المنتج من الأمس". أنا أكتب "متابعة العميل". الكلمات الواضحة توفر الوقت. الكلمات الواضحة تقلل الأخطاء أيضًا. تعيين مالك واحد لكل وظيفة. يتم تجاهل المهمة بدون مالك. يتم تأخير مهمة مع ثلاثة مالكين. لقد تعلمت أن وجود اسم واحد بجوار مهمة واحدة يحافظ على تركيز الفريق. ضع قواعد استجابة بسيطة. الفريق الذكي لا ينتظر أن يخمنه الناس. إذا كانت الرسالة تحتاج إلى رد، فأنا أرغب في وضع قاعدة أساسية مثل: الرد في نفس يوم العمل، وإضافة الإجراء التالي، ووضع علامة على المهمة عند المضي قدمًا. وهذا وحده يمكن أن يزيل الكثير من الضوضاء. إزالة العمل الذي لا يضيف أي قيمة. تحتفظ العديد من الفرق بخطوات لا يستخدمها أحد. الموافقات الاضافية تقارير مكررة. اجتماعات الحالة الطويلة. وأتساءل دائمًا: هل هذه الخطوة تساعد العميل أم أنها تملأ التقويم فقط؟ إذا كانت الإجابة ضعيفة أقطعها. مثال حقيقي جعل هذا الأمر واضحًا جدًا بالنسبة لي. كان لدى متجر صغير عبر الإنترنت عملت معه فريق دعم يجيب على أسئلة الشحن طوال اليوم. لقد كانوا مهذبين ومجتهدين، لكن الأسئلة نفسها كانت تتكرر مرارًا وتكرارًا. أين طلبي؟ هل يمكنني تغيير عنواني؟ متى سيصل؟ لقد غيرنا ثلاثة أشياء بين عشية وضحاها. لقد قمنا بإعداد ورقة استجابة واحدة مشتركة. لقد كتبنا قوالب الإجابات القصيرة. أضفنا لوحة حالة طلب بسيطة واحدة. وفي اليوم التالي، تحرك الفريق بشكل أسرع. حصل العملاء على إجابات أكثر وضوحا. شعر العملاء بضغط أقل. لا خطاب درامي. لا توجد حملة كبرى. مجرد نظام أنظف. وهذا ما أعنيه بالترقية الذكية. لا ضجيج. ليست وعودا كبيرة. مجرد طريقة أفضل للعمل. إذا أردت أن أفعل هذا لفريقي الليلة، سأبقي الخطة صغيرة. سأبدأ بنقاط الألم الثلاثة الأولى. سأصلح المهمة الوحيدة التي تمنع الآخرين. أود إزالة خطأ متكرر واحد. أود أن أكتب قاعدة واحدة يمكن للفريق بأكمله اتباعها غدًا. وهذا يكفي لإحداث تحول حقيقي. أعتقد أيضًا أن الناس يفتقدون جزءًا واحدًا من نمو الفريق. إن وجود أداة أفضل يساعد، ولكن العادات أكثر أهمية. يمكن لفريق أن يشتري برنامجًا ويظل بطيئًا إذا لم يستخدمه أحد بنفس الطريقة. عادة ما تشترك الفرق التي تتحرك بشكل جيد في عادة واحدة: وهي إبقاء الأمور بسيطة بما يكفي للمتابعة. وهذا هو الجزء الذي أثق به. إذا شعر فريقك بأنه عالق، فقد لا تحتاج إلى إعادة ضبط كبيرة. قد تحتاج إلى ليلة عمل نظيفة، وخطة مشتركة، وإلقاء نظرة صادقة على الفوضى. لقد رأيت هذا النوع من التغيير يحول يومًا فوضويًا إلى يوم أكثر هدوءًا. ليست مثالية. ليس براقة. فقط أفضل، وأسهل للتكرار.

كنت أعتقد أن تعزيز الفريق يأتي من دفعة واحدة كبيرة. لقد كنت مخطئا. عندما شعرت أن الوتيرة بطيئة، لم تكن المشكلة تكمن في الجهد وحده. كانت لدى فريقي أولويات مختلطة، والعديد من الانقطاعات الصغيرة، ولم يكن هناك إيقاع واضح. كان الناس مشغولين، لكن العمل لم يتقدم بسرعة. استغرقت المكالمات وقتًا أطول. جاءت الردود متأخرة. انخفضت الطاقة في منتصف النهار. ما تغير بدا وكأنه دفعة من الخارج بين عشية وضحاها. داخل الفريق، كانت هناك مجموعة من التحركات الصغيرة التي جعلت التعامل مع اليوم أسهل. لقد بدأت بقاعدة واحدة بسيطة: يجب على كل شخص أن يعرف ما يهم اليوم. يبدو ذلك أساسيًا، لكنه حل الكثير من الضوضاء. ذات مرة، أمضى أحد مندوبي المبيعات في فريقي نصف صباح في الرد على الرسائل ذات القيمة المنخفضة. بعد أن قمنا بتغيير الخطة اليومية، ركزت على العملاء المحتملين الذين من المرجح أن يتقدموا للأمام. تغير مزاجها بسرعة. أخبرتني أنها شعرت بقدر أقل من التعثر، لأنها تمكنت من رؤية التقدم قبل الغداء. لقد رأيت نفس الشيء مع فريق الدعم الذي عملت معه. لقد كانوا يتعاملون مع أسئلة العملاء، لكن كل شخص استخدم طريقة مختلفة. كتب أحد الوكلاء ردودًا طويلة. آخر تخطي التفاصيل. وانتظر ثالث طويلاً قبل تسليم القضية. شعر العملاء بالفجوات. لقد طلبت من الفريق استخدام نمط استجابة مشترك واحد، وقاعدة تسليم مشتركة واحدة، وتسجيل وصول مشترك واحد في بداية الوردية. ولم تكن النتيجة سحرية. لقد كان عملاً أنظف. أخطاء أقل. أقل ذهابا وإيابا. مزيد من الثقة. إذا اضطررت إلى تقسيم التغيير إلى خطوات، فسأفعل ذلك على النحو التالي: 1. حدد هدفًا واحدًا واضحًا لليوم الذي أبقي فيه الأمر بسيطًا. هدف واحد. ليس خمسة. ليس عشرة. إذا كان الفريق يعرف الهدف الرئيسي، يتوقف الناس عن إهدار الطاقة في المهام الجانبية. 2. اجعل العمل مرئيًا أحب لوحة مشتركة، أو سلسلة محادثات قصيرة، أو قائمة أساسية حيث يكون لكل مهمة مالك. عندما يتمكن الناس من رؤية ما يتحرك وما هو عالق، فإنهم يتصرفون بشكل أسرع. 3. قطع الاجتماعات الطويلة كنت أجلس في اجتماعات لا تحل إلا القليل وتستغرق الكثير من الوقت. الآن أبقي التحديثات قصيرة. إذا كان من الممكن حل نقطة ما في رسالة، أستخدم رسالة. 4. تقديم تعليقات سريعة يمكن لإصلاح بسيط يوم الاثنين أن يوفر أسبوعًا كاملاً. لا أنتظر نهاية الشهر إذا رأيت مشكلة اليوم. 5. لاحظ الانتصارات الصغيرة: لقد رأيت زيادة في طاقة الفريق بعد مكالمة واحدة جيدة، أو تقرير نظيف، أو تسليم سلس. يعمل الناس بشكل أفضل عندما يعلمون أن جهودهم قد شوهدت. مثال بسيط يأتي من فريق متجر صغير عبر الإنترنت قمت بدعمه. كانت متابعة طلباتهم بطيئة، واستمر العملاء في طرح نفس الأسئلة. لم نضيف المزيد من الأدوات. لقد غيرنا التدفق فقط. يتولى شخص واحد التعامل مع الطلبات الجديدة، ويتولى شخص واحد المتابعة، ويفحص شخص واحد الحالات المعلقة مرتين يوميًا. وفي غضون فترة قصيرة، شعر الفريق بخفة. ولم يتراكم العمل بنفس الطريقة. لم أسمع الكثير من التوتر في رسائلهم. وكان هذا هو الدافع الحقيقي. تعلمت أيضًا أن سرعة الفريق مرتبطة بمزاج الفريق. عندما يشعر الناس بالارتباك، فإنهم يحمون وقتهم. يتجنبون العمل الإضافي. إنهم ينتظرون. عندما يشعر الناس بالارتياح، فإنهم يتحركون. يسألون أسئلة أفضل. ينتهون بشكل أسرع. إنهم يساعدون بعضهم البعض أكثر. ولهذا السبب فإنني أنتبه إلى ثلاثة أشياء كل يوم: - المهام الواضحة - التواصل القصير - التصحيح السريع. إذا كان أحد هذه الأشياء مفقودًا، يبدأ الفريق في التباطؤ مرة أخرى. أنا لا أؤمن بالاختصارات المزيفة. أنا أؤمن بالأنظمة البسيطة التي يمكن للناس اتباعها دون ضغوط. وهذا ما جعل التغيير يبدو مفاجئًا. لم يصبح الفريق أشخاصًا مختلفين. لقد عملوا للتو بطريقة أنظف. إذا شعر فريقك بأنه عالق، فلن أسعى إلى حل كبير. سأجعل اليوم التالي أسهل للفهم. ومن هنا يبدأ التعزيز. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد عن Shen Jie: mason@cn-mason.com/WhatsApp +8613968291231.

ماسون لي 2024-03-12 تبسيط سير عمل الفريق من أجل تسليم أسرع إميلي كارتر 2023-11-08 لماذا تساعد العمليات الأكثر بساطة الفرق على التحرك بشكل أسرع دانيال مورغان 2024-01-19 تقليل الاحتكاك التنسيقي في أماكن العمل الحديثة صوفي بينيت 2023-09-26 بناء ملكية واضحة عبر الفرق الصغيرة أوليفر جرانت 2024-04-05 كيف تعمل أنظمة المهام المشتركة على تحسين التنفيذ اليومي ليلي هاريس 2023-12-14 التكلفة الخفية لعدد كبير جدًا من عمليات التسليم في عمليات الفريق