هل أقلامك تجعل الاجتماعات أسوأ؟

كنت أعتقد أن القلم هو تفصيل صغير في الاجتماع. لقد غيرت رأيي بعد الجلوس في الكثير من المحادثات حيث أصبح القلم هو المشكلة. يمكن أن يتسرب القلم من طرف القميص. ويمكن تخطي عبر الصفحة. يمكن أن تخدش بقوة بحيث يسمعها الجميع. يمكن أن يجف مباشرة عندما أحتاج إلى التوقيع على ملاحظة أو كتابة رقم هاتف. أشياء صغيرة كهذه تقطع سير الاجتماع. إنهم يصرفون الانتباه عن الشخص الذي يتحدث. إنهم يجعلونني أبدو غير مستعد، حتى عندما لا أكون كذلك. لقد رأيت هذا يحدث في غرف العملاء، ومراجعات الفريق، والمحادثات السريعة على جانب المكتب. ذات مرة، سلمت إحدى العميلات قلمًا ترك لطخة زرقاء على يدها. توقفت، بحثت عن منديل، وتوقفت الغرفة بأكملها. لم يفشل اللقاء، بل ذهب الإيقاع. بقيت تلك اللحظة معي. بدأت في إيلاء المزيد من الاهتمام للقلم نفسه. الآن أبحث عن بعض الأشياء البسيطة. يجب أن يكتب القلم بسلاسة من أول ضربة. لا أريد رجه أو الضغط عليه أو اختباره على ورق القصاصات ثلاث مرات قبل أن أتمكن من استخدامه. يجب أن يشعر القلم بالثبات في يدي. إذا كانت القبضة قاسية جدًا أو رفيعة جدًا، فإن يدي تتعب بسرعة. وهذا مهم في الاجتماعات الطويلة، حيث يمكنني تدوين الملاحظات لمدة ساعة كاملة. يجب أن يجف القلم بشكل نظيف. أكتب أعسر أحيانًا، وأعلم مدى سهولة تلطيخ الحبر الجديد. حتى بالنسبة للكتاب الذين يستخدمون يدهم اليمنى، يمكن أن ينتقل الحبر الرطب إلى الأوراق والمجلدات والجلد. يجب أن يظل القلم هادئًا. يمكن للنقرة العالية أن تقطع الغرفة عندما يقوم شخص ما بمشاركة فكرة ما. يبدو الغطاء الناعم أو النقر الناعم أفضل في هذا الإعداد. أنا أيضًا أهتم بمظهر القلم. يبدو القلم النظيف والبسيط مناسبًا على طاولة الاجتماعات. لا تحتاج إلى الصراخ. إنها تحتاج فقط إلى القيام بعملها بشكل جيد. فيما يلي قائمة المراجعة التي أستخدمها قبل أن أحضر قلمًا إلى الاجتماع: - اختبر تدفق الحبر على الورق قبل بدء الاجتماع - تحقق من وجود تسربات حول الرأس والبرميل - أمسكه لمدة دقيقة لمعرفة ما إذا كانت القبضة طبيعية - حاول كتابة بضعة أسطر قصيرة بالسرعة العادية - احتفظ بقلم احتياطي بالقرب منك، فقط في حالة أنقذتني هذه العادة الصغيرة أكثر من مرة. أذهب إلى الاجتماعات بقلق أقل. أنا أكتب بشكل أسرع. أظل أركز على الشخص الموجود أمامي بدلاً من التفكير فيما إذا كان قلمي سيفشل في السطر التالي. ما زلت أعتقد أن القلم أداة صغيرة. وأعتقد أيضًا أن الأدوات الصغيرة تشكل الطريقة التي ينظر بها الناس إلينا. عندما يعمل قلمي بشكل جيد، تبدو ملاحظاتي أكثر وضوحًا، وتبقى يدي نظيفة، ويظل انتباهي منصبًا على الاجتماع. قلم اللقاء الجيد لا يلفت الانتباه إلى نفسه. وهو يدعم الحديث والملاحظات والخطوة التالية. هذا هو نوع التفاصيل التي أثق بها.

كنت أعتقد أن المشكلة الأكبر في الاجتماع هي ضعف جدول الأعمال. الآن أرى مشكلة أصغر تظهر مرارًا وتكرارًا: لا أحد لديه قلم. يبدو طفيفا. ليس كذلك. عندما أجلس في اجتماع ولا يستطيع الناس الكتابة، تتغير الغرفة بسرعة. شخص واحد يطلب استعارة قلم. وآخر يصل إلى الحقيبة ولا يجد شيئًا. ويقول ثالث: "سوف أتذكر ذلك"، ثم ينسى عنصر الإجراء بحلول وقت الغداء. لا يزال الحديث يدور، لكن اللقاء يفقد قيمته. لقد لاحظت هذا خلال مراجعة العميل العام الماضي. كان لدينا تحديث بسيط للتسعير على الطاولة. قام أحد زملائه بتدوين الملاحظات على الورق. آخر يستخدم الهاتف. استخدمت قلمي الخاص وكتبت الخطوة التالية على الفور. ساعدتنا هذه الملاحظة في تجنب حدوث خطأ في رسالة المتابعة. وبدون ذلك، كنا قد أرسلنا تاريخًا خاطئًا إلى العميل. ولهذا أسميها مشكلة القلم. لا يتعلق الأمر حقًا بالحبر. يتعلق الأمر بالاستعداد والتركيز والذاكرة. غالباً ما يتحول اللقاء بلا قلم إلى لقاء بلا عمل. ما أفعله الآن بسيط. 1. أحمل قلمًا كل يوم. أحتفظ بواحدة في حقيبتي وواحدة على مكتبي. أنا أيضا أترك قطع غيار في سيارتي. أنا لا أنتظر حتى يبدأ الاجتماع. إذا كنت بحاجة إلى أن أطلب من شخص ما قلمًا، فقد فقدت بالفعل القليل من السيطرة. 2. أختار قلمًا يكتب بسرعة ويسهل حمله في يدي. لا أهتم كثيرًا بالأسلوب. أنا أهتم بالاستخدام. إذا تخطي القلم أو تسرب أو أبطأ من سرعتي، أتوقف عن استخدامه. الاجتماع يتحرك بسرعة، وملاحظاتي بحاجة إلى مواكبة ذلك. 3. أكتب النقاط الرئيسية خلال الاجتماع. لا أحاول نسخ كل كلمة. أكتب الأسماء والتواريخ والقرارات والخطوات التالية. هذا يبقي ملاحظاتي قصيرة ومفيدة. تبدو الصفحة المليئة بالخطوط العشوائية مشغولة. توفر الصفحة التي تحتوي على عناصر العمل الوقت لاحقًا. 4. أقوم بوضع علامة على صاحب الإجراء على الفور. إذا قال شخص ما: "سوف أرسل الملف"، أكتب هذا الاسم بجوار المهمة. إذا لم يكن أحد يملك المهمة، أضع دائرة حولها. لقد رأيت العديد من مشاكل المتابعة تبدأ باسم واحد مفقود. 5. أراجع ملاحظاتي قبل أن أغادر. أقضي دقيقة واحدة في التحقق من الصفحة. يساعدني هذا التوقف الصغير في التقاط التفاصيل المفقودة. لقد تعلمت هذا بعد اجتماع المبيعات حيث كتبت "الخميس" ولكن الفريق كان يعني "الثلاثاء". أنقذني فحص صغير من إرسال التحديث الخاطئ. وألاحظ أيضًا شيئًا آخر. يميل الأشخاص الذين يأتون مستعدين إلى التحدث بهدوء أكبر. يستمعون بشكل أفضل. يسألون أسئلة أنظف. إنهم لا يضيعون الوقت في البحث في جيوبهم أو طلب المساعدة من الطاولة. يبدو الاجتماع أكثر سلاسة. لا أرى القلم كعنصر مكتبي صغير. أرى أنها علامة. عندما أحضر قلمًا، أظهر أنني جئت من أجل الاهتمام. جئت لأكتب. لقد جئت للمغادرة بخطة، وليس مجرد محادثة. إذا غادرت اجتماعًا بأفكار جيدة دون ملاحظات، فقد لا تكون المشكلة في الاجتماع نفسه. قد تكون المشكلة أنه لم يكن أحد مستعدًا لالتقاط الأفكار. ولهذا السبب أبقي القلم قريبًا. إنها عادة بسيطة، لكنها تغير طريقة عملي.

كنت أعتقد أن القلم صغير جدًا بحيث لا يهم. ثم دخلت إلى اجتماع مع أحد العملاء دون أن أحمل قلمًا في جيبي، ولا قطع غيار في حقيبتي، ودفترًا مليئًا بالنقاط الرئيسية التي لم أتمكن من تدوينها عندما كنت بحاجة إليها. ابتسمت، وطلبت استعارة واحدة، وواصلت الحديث، لكن الغرفة تغيرت. شعرت أن التوقف أطول مما كان عليه. لاحظ العميل. بدت ملاحظاتي فوضوية. تراجعت وتيرة بلدي. القلم الصغير لم يفسد اللقاء لوحده. لقد أدى عدم استعدادي إلى ذلك. علمني ذلك اليوم شيئًا بسيطًا. في المبيعات، التفاصيل الصغيرة لها وزنها. دفتر ملاحظات نظيف، وقلم يعمل، وكمبيوتر محمول مشحون، ونسخة من جدول الأعمال، هذه الأشياء تحدد النغمة قبل أن أتحدث. عندما أبدو جاهزًا، أشعر أنني جاهز. العميل يشعر بذلك أيضًا. أنا الآن أتعامل مع كل اجتماع وكأنه نظام صغير. أتحقق من حقيبتي قبل أن أغادر. أحتفظ بقلمين وليس واحدًا. أحمل شاحن احتياطي. أقوم بطباعة المستند عندما أعلم أن الغرفة قد لا تحتوي على شاشة يمكنني الوثوق بها. سأكتب أسماء الأشخاص الذين سأقابلهم. وأشير إلى النقاط الثلاث التي أحتاج إلى تغطيتها، ليس أكثر من ذلك. هذا لا يتعلق بكونك مثاليًا. يتعلق الأمر بإزالة التوتر الذي يمكن تجنبه. أتذكر زيارة أحد العملاء حيث أراد الفريق التوقيع على اتفاقية بسيطة بعد مراجعة قصيرة. كانت لدي الورقة، لكن لم يكن لدي قلم يكتب بشكل جيد. تسرب قلم واحد. آخر بالكاد يعمل. جلسنا جميعًا هناك بينما كنت أبحث في حقيبتي. لقد كان مشهدًا صغيرًا، لكنه جعلني أبدو مهملًا. بقي العميل مهذبًا، لكني شعرت أن الثقة تراجعت قليلًا. وبعد ذلك غيرت عادتي. الآن أحتفظ بـ "مجموعة أدوات الاجتماعات" في حقيبة واحدة. تحتوي على أقلام وملاحظات لاصقة وكابل احتياطي ومجلد نظيف. وأحتفظ أيضًا بقائمة مرجعية قصيرة على هاتفي. قبل أن أدخل الغرفة، أقوم بمسحها ضوئيًا مرة واحدة. هذه العادة تنقذني من نوع الإحراج الذي يصعب إصلاحه لاحقًا. وجهة نظري بسيطة: الناس لا يشترون الخدمة فحسب، بل يقرؤون أيضًا الطريقة التي أتعامل بها مع الغرفة. إذا فاتني الأشياء الصغيرة، يبدأون في التساؤل عما قد أفتقده أيضًا. إذا بقيت مستعدًا، فستبقى المحادثة حول المشكلة التي تهمهم، وليس على قلمي المفقود. اللقاء الجيد لا يحتاج إلى كلام فاخر. إنه يحتاج إلى طاقة هادئة وملاحظات واضحة وأدوات أساسية تعمل عندما أحتاج إليها. لقد تعلمت ذلك بالطريقة الصعبة، وما زلت أذكر نفسي قبل كل زيارة. يمكن للقلم الصغير أن يخلق فوضى أكبر مما يتوقعه الناس. أبقي خاصتي قريبة الآن. وكذلك الأمر بالنسبة لأي شخص يريد أن يبدو الاجتماع سلسًا وبسيطًا ويستحق الوقت. اتصل بنا على Shen Jie: mason@cn-mason.com/WhatsApp +8613968291231.

ماسون لي 2024 التكلفة الخفية لاجتماع غير مُجهز سارة جونسون 2023 لماذا يهم القلم الموثوق في محادثات الأعمال ديفيد تشين 2022 الأدوات الصغيرة التي تشكل انطباعات العملاء الكبار إميلي كارتر 2021 عادات تدوين الملاحظات لاجتماعات أكثر ذكاءً أندرو ويلسون 2020 دور الاستعداد في التواصل المهني ليندا بروكس 2019 أساسيات الاجتماع التي تعمل على تحسين التركيز والمتابعة